任务三 分类汇总
知识点
1.分类汇总的意义和作用是什么？
答：了解分类汇总的意义及作用，掌握分类汇总的操作方法，掌握分类汇总的应用情境。了解分类汇总在实际工作中的重要作用，了解数据分析工作在实际工作中的重要意义，培养分析问题解决问题的能力。
2.什么是分类汇总？
答：分类汇总就是指按类别对数据进行汇总，从而快速查看各个字段汇总结果。Excel分类汇总的方式有求和、平均值、计数、最大值、最小值、乘积、方差等。
3.进行分类汇总操作前必须做什么？
答：使用分类汇总操作前首先要对"分类字段"排序，否则无法正确完成按类别汇总数据。
4.简单分类汇总的操作步骤是什么？
答：实例应用：求出各商品所销售的数量总和。 （1）首先，对要进行分类汇总的分类字段"产品名称"进行排序。 （2）单击数据清单中的任一单元格。 （3）单击"数据"→"分级显示"组中的"分类汇总"按钮，打开"分类汇总"对话框。 （4）"分类字段"设置为"产品名称"选项，"汇总方式"设置为"求和"，"选定汇总项"勾选"销售数量"复选框。单击"确定"按钮，完成汇总。
5."分类汇总"对话框中各选项的作用是什么？
答： （1）分类字段：指定需要进行分类汇总的字段。 （2）汇总方式：指定汇总函数，如求和、平均值、计数、最大值、最小值、乘积、方差等。 （3）选定汇总项：勾选需要汇总的具体数据列。 （4）替换当前分类汇总：勾选后新一次分类汇总结果将替换上一次分类汇总结果。 （5）每组数据分页：勾选后每个分类汇总的数据将自动分页。 （6）汇总结果显示在数据下方：勾选后汇总结果出现在源数据下方；不勾选则显示在源数据上方。 （7）全部删除：删除已插入的分类汇总结果。
6.什么是多级分类汇总？
答：为了让数据的汇总项更加详细，可以对两个或两个以上的字段分类汇总。对多个字段分类汇总，就是在已完成分类汇总的基础上，再次按其他字段分类汇总，这样就实现了多级分类汇总。
7.多级分类汇总有什么注意事项？操作步骤是什么？
答：【注意】分类汇总前要对多个分类字段进行排序操作。 操作步骤： （1）首先对数据清单中数据进行多关键字排序，"主要关键字"为"商品名称"，"次要关键字"为"业务员"。 （2）单击数据清单中的任一单元格。 （3）按分类字段为"商品名称"进行一级分类汇总。 （4）再次打开"分类汇总"的对话框，将"分类字段"设置为"业务员"选项，"汇总方式"设置为"求和"，"选定汇总项"勾选"销售数量"复选框。 （5）清除"替换当前分类汇总"复选框，单击"确定"按钮，完成两级分类汇总。
8.什么是分级显示？各级数据分别代表什么？
答：建立了分类汇总的工作表中，数据是分级显示的。单击行号右侧的分级显示按钮，可以隐藏或显示明细数据。其中第1级数据是汇总项的结果，第2级数据是一级分类汇总数据组各汇总项的结果，第3级数据是二级分类汇总后各汇总项结果，第4级是表格中原始数据。
9.如何隐藏或显示明细数据？
答：单击行号右侧的分级显示按钮（1、2、3、4各级按钮），可以隐藏或显示明细数据。单击2级按钮只显示汇总结果，单击3级按钮显示一级分类汇总结果，单击4级按钮显示全部明细数据。
10.如何删除分类汇总？
答：删除分类汇总的操作步骤为： （1）单击数据清单中的任意单元格。 （2）在"数据"选项卡的"分级显示"组中，单击"分类汇总"，打开"分类汇总"对话框。 （3）单击"全部删除"按钮。 （4）单击"确定"按钮，完成删除分类汇总操作。
11.分类汇总有哪些常见的错误认识？
答： （1）分类汇总前必须按关键字字段排序数据——正确。 （2）汇总方式只能是求和——错误，还有平均值、计数、最大值、最小值、乘积、方差等。 （3）分类汇总的关键字段只能是一个字段——错误，可以对多个字段进行多级分类汇总。 （4）分类汇总可以被删除，但删除汇总后排序操作不能撤销——错误，删除汇总后排序操作同样可以撤销。
12.分类汇总与数据透视表的区别是什么？
答：分类汇总只能针对一个分类字段（做多级分类汇总时虽可针对多个字段，但需要先排序并逐级嵌套操作），操作位置在原数据区域，结果直接插入到源数据区中；而数据透视表可针对多个字段灵活交叉分析，不需要事先排序，通过拖拽字段即可生成交叉报表，功能更强大但操作更复杂。
13.任务实施中分类汇总操作的具体步骤是什么？
答：对"年级学生成绩单"中数据完成分类汇总操作。
- 创建简单分类汇总。 按"专业类别"汇总各科目平均成绩。
- 创建多级分类汇总。 按"专业类别"和"评价"创建多级分类汇总，汇总项为各科目成绩，汇总方式为"平均值"。
- 隐藏与显示明细数据。 任务执行完毕，效果如图2-81所示。
14.什么是分类汇总结果的分级结构？
答：分类汇总的结果是分级显示的，通常包含：分类字段值（如"电冰箱 汇总"）、每个分类项下的明细数据、以及各分类项的小计和总计。可以在"数据"选项卡的"分级显示"组中使用"显示明细数据"来展开查看。